Les dépenses d’emploi du salarié

By Robert Robillard - 14 May 2013

Lors de billets précédents, on a compris ensemble que l’employé ne reçoit pas toujours uniquement un salaire à titre de revenu d’emploi. Des avantages imposables s’ajoutent assez souvent au revenu d’emploi aux fins de l’impôt sur le revenu fédéral et du Québec (voir ici, ici et ici).

Dans certaines circonstances précises, les employés ont également accès à des déductions qui ont pour effet de venir réduire leur revenu d’emploi qui sera imposable : ce sont les dépenses d’emploi. Il est important de noter que dans la plupart des situations, un employé ne pourra pas déduire ses dépenses, personnelles ou d’une autre nature, au terme de dépenses d’emploi.

La Loi de l’impôt sur le revenu et la Loi sur les impôts du Québec énoncent les dépenses d’emploi rendues admissibles à une déduction, selon la situation de l’employé. Le guide T4044 Dépenses d’emploi est publié à chaque année par l’Agence du revenu du Canada (ARC). L’Agence du revenu du Québec (ARQ) publie le guide IN-118 Les dépenses d’emploi annuellement.

En général, les dépenses d’emploi sont possibles pour :

  • un employé salarié;
  • un employé à commission;
  • une personne de métier salariée;
  • un employé dans le secteur d’activité du transport;
  • un travailleur forestier;
  • un musicien salarié.

La suite de ce billet s’intéresse aux dépenses d’emploi des salariés.

Dans le cas des employés salariés, les dépenses d’emploi sont celles que l’employeur n’a pas remboursées mais que l’employé doit engager, en vertu de son contrat de travail, pour accomplir ses fonctions. Il n’est donc nullement question de tenter de faire passer des dépenses personnelles pour des dépenses d’emploi!

Pour demander des dépenses d’emploi admissibles, il faut compléter ou faire compléter certains formulaires par l’employeur.

Au Québec : le TP-64.3 Conditions générales d’emploi et le TP-59 Dépenses d’emploi pour un employé salarié ou un employé à la commission sont requis à chaque année d’imposition. Au fédéral, les deux formulaires suivants seront nécessaires annuellement: le T2200 Déclaration des conditions de travail et le T777 État des dépenses d’emploi.

Ces formulaires sont plutôt explicites quant aux dépenses admissibles aux déductions pour dépenses d’emploi en l’absence d’un remboursement de l’employeur ou d’une allocation de l’employeur. Les dépenses admissibles incluent :

  • les frais liés à l’usage d’une automobile, dans certains cas;
  • les frais de voyage (déplacement, logement et repas);
  • les frais de stationnement;
  • certains frais de fournitures;
  • certains frais de bureau à domicile.

Dans tous les cas, le montant de la dépense admissible à la dépense d’emploi va inclure la TPS et la TVQ, lorsque déboursées. Voici quelques observations sur les dépenses d’emploi les plus courantes.

Les frais liés à l’usage d’une automobile. Ces frais sont admissibles comme dépenses d’emploi lorsque les fonctions professionnelles s’exercent ailleurs qu’au lieu d’affaires de l’employeur. En d’autres mots, le déplacement entre votre résidence et votre lieu de travail ne donne pas droit à une dépense d’emploi aux fins de l’impôt.

L’ARQ et l’ARC insistent clairement sur l’importance de conserver des registres détaillés de vos déplacements dans le cas où une dépense d’emploi pour l’utilisation de l’automobile est envisagée. Ce relevé doit notamment inclure le kilométrage du véhicule en début et fin d’année en plus du détail de chaque déplacement d’affaires effectué dans l’année d’imposition, incluant évidemment le kilométrage associé. Bref, à ignorer à vos risques et périls…

Les frais admissibles à la dépense d’emploi sont, par exemple :

  • les coûts d’essence;
  • les frais d’entretien et de réparation;
  • les primes assurances sur l’automobile;
  • les coûts d’immatriculation du véhicule et pour le permis de conduire;
  • la déduction pour amortissement;
  • les frais d’intérêts sur un emprunt associé au véhicule, le cas échéant;
  • les frais de location d’une automobile, le cas échéant.

Certains de ces frais admissibles à la déduction pour dépenses d’emploi mériteraient que l’on s’y attarde plus longuement; ce sera l’objet d’un billet futur.

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Frais de voyage. Dans le cas des frais de voyage, cela inclut le déplacement d’affaires, le logement et les repas. La même logique que les dépenses sur l’automobile s’applique : le déplacement entre votre résidence et votre lieu de travail n’est pas un voyage…

Dans le cas précis des repas et breuvages, une dépense d’emploi est également permise lorsque les fonctions de l’employé l’amène hors de sa localité habituelle pour plus de 12 heures. Cette dépense fait néanmoins l’objet d’une limite établie à 50 % du montant déboursé pour les repas et boissons ou d’un montant raisonnable. Oubliez donc ce caviar, digéré à l’aide d’un petit cognac VSOP lors de vos déplacements d’affaires…

Les frais de stationnement. Ceux-ci sont admis en dépenses d’emploi sauf lorsqu’il s’agit de stationner votre véhicule à la place d’affaires habituelle de votre employeur. Ce sont alors des frais personnels, donc non déductibles.

Autres frais. Certains frais de fournitures sont acceptés en dépenses d’emploi; d’autres ne le sont pas. Une fourniture donne lieu à une dépense d’emploi lorsqu’elle sert directement à accomplir des fonctions professionnelles. Ainsi, selon l’ARC et l’ARQ, les crayons et stylos sont admissibles alors qu’une calculatrice ne l’est généralement pas… Ne cherchez pas la logique…

Pour les employés salariés, les dépenses d’emploi pour frais de bureau à domicile font l’objet de règles assez pointues en plus d’être fort limitées. Outre les « frais d’entretien » tels que le chauffage, l’électricité, les produits d’entretien ménagers, les frais admissibles se limitent aux éventuels frais de location de l’espace-bureau situé au domicile. Il va de soi que les montants donnant lieu à la déduction pour dépense d’emploi devraient se borner à la fraction pertinente aux fonctions professionnelles du salarié.

Si vous êtes propriétaire, il est hors de question de considérer la déduction de vos coûts hypothécaires ou fonciers, en tout ou en partie : c’est strictement interdit.

Les frais de TPS et TVQ sur les dépenses d’emploi. Lorsque que vous faites une dépense d’emploi admissible, celle-ci inclut presque toujours le paiement de la TPS et de la TVQ. Il est possible d’obtenir le remboursement des taxes à la consommation payées dans le cadre de vos dépenses d’emploi admissibles, dans presque tous les cas.

Au fédéral, il faut remplir le formulaire TPS370 Demande de remboursement et le joindre à sa déclaration d’impôt, la T1 générale. Le remboursement demandé est également inscrit à la déclaration d’impôt en page 4 du formulaire.

Au Québec, vous devez compléter le formulaire VD-358 Remboursement de la TVQ et le joindre à la Déclaration d’impôt du Québec. Vous inscrirez également le remboursement demandé en page 4 de la Déclaration d’impôt du Québec.

 


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