La paperasse du travailleur autonome

Par Robert Robillard - 4 juin 2013

Être travailleur autonome, c’est l’avantage d’être son propre patron. Mais il faut quand même composer avec la paperasse. Sans quoi, les autorités fiscales risquent de devenir notre « client » le plus exigeant…

Quand débute l’exploitation d’une entreprise. Aussi simple que puisse sembler cette question, elle est parfois source de litiges dans les tribunaux. L’ARC explique le principe général comme suit dans le bulletin IT-364 :

« Pour qu’un montant soit déductible à titre de dépense engagée en vue de tirer un revenu d’une entreprise ou de lui faire produire un revenu, le contribuable doit avoir exploité son entreprise au cours de l’exercice financier pendant lequel la dépense a été engagée. Par conséquent, si un contribuable se propose de fonder une entreprise et qu’à cette fin il engage certaines dépenses initiales, il faut déterminer si ces dépenses ont précédé le début de l’entreprise ou si l’entreprise avait effectivement débuté et que les dépenses ont été engagées lors d’étapes préliminaires menant à l’amorce de l’exploitation normale. Il est donc nécessaire de connaître la date à laquelle l’entreprise peut être réputée avoir débuté. »

Concrètement, sur le plan administratif, cela peut signifier s’inscrire aux registres de la TPS/TVH et de la TVQ, obtenir un numéro de compte pour la paie (les retenues et cotisations), l’obtention d’un numéro d’entreprise du Québec, etc.

Sur le plan commercial, cela consiste à démontrer que l’on consacre une partie non négligeable de son temps à faire « décoller » les affaires de l’entreprise naissante. Il n’y a aucun lien avec la profitabilité de l’entreprise, surtout aux débuts des activités…

L’exercice financier. Habituellement, l’exercice financier du travailleur autonome va du 1er janvier au 31 décembre, ce qui facilite la production des déclarations d’impôt fédéral et au Québec. Terminer son exercice financier à une autre date que le 31 décembre est un choix fait par le contribuable. Bien que parfois utile et justifié, un tel choix relève généralement d’une étrange attirance envers la difficulté…

Mais enfin, « tous les goûts sont dans la nature », rappelle le proverbe. Ainsi, au fédéral, si votre exercice financier ne se termine pas le 31 décembre, consultez le guide RC4015 Conciliation du revenu d’entreprise aux fins de l’impôt afin d’en apprendre davantage sur l’ajustement requis à vos états financiers. Le formulaire T1139 Conciliation du revenu d’entreprise aux fins de l’impôt vous sera également utile. Au Québec, le formulaire TP-80.1 Rajustement du revenu d’entreprise ou de profession vous sera utile…

Méthode de comptabilité d’exercice. Le travailleur autonome doit généralement utiliser la méthode de la comptabilité d’exercice pour produire ses états financiers. C’est somme toute plutôt simple comme concept.

En comptabilité d’exercice, pour l’année d’imposition courante, allant du 1er janvier au 31 décembre,  il faut déclarer tous les revenus gagnés même ceux qui seront reçus après le 31 décembre. Cela inclut donc les factures envoyées aux clients même si les paiements n’ont pas été reçus ou encaissés en date du 31 décembre. Dans le cas des dépenses, il faut inclure dans l’année d’imposition courante, toutes les dépenses engagées même celles qui seront effectivement déboursées après le 31 décembre.

Le comptable, tout de brun vêtu, vous dirait solennellement : « revenus encaissés + revenus à recevoir, moins : dépenses déboursées + dépenses payables. »

Production des déclarations d’impôt. Le travailleur autonome « bénéficie » d’un délai de production plus tardif que l’employé salarié. Alors que ce dernier doit produire ses déclarations d’impôt au plus tard le 30 avril, le travailleur autonome et son conjoint, le cas échéant, doit produire ses déclarations d’impôt au plus tard le 15 juin. Comme la plupart des faveurs offertes par l’impôt, celle-ci vient avec une clause attrape-nigaud de luxe : les impôts payables demeurent payables au plus tard… le 30 avril ! Le « meter » des intérêts à payer, lorsqu’applicable, démarre donc le 1er mai. Vaut donc mieux produire au plus tard le 30 avril ?

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Déclaration de renseignement annuelle au Registraire des entreprises du Québec. Au Québec, le travailleur autonome doit généralement obtenir un numéro d’entreprise du Québec (le NEQ); c’est le processus d’immatriculation. Simultanément à la production de la déclaration d’impôt du Québec, il faut procéder à la déclaration de mise à jour annuelle et acquitter les droits annuels d’immatriculation.

Lors du calcul de l’impôt et des cotisations à la Déclaration d’impôt du Québec, il s’agira de répondre « oui » à la question demandée à la ligne 436 et d’acquitter le droit annuel. Les tarifs sont disponibles en ligne.

Lorsque des changements doivent être signalés, il est suggéré de faire la déclaration complète en ligne.

Fait intéressant, les droits annuels d’immatriculation n’ont pas à être déboursés l’année initiale de l’immatriculation ni l’année d’imposition suivante. Mais il faut quand même procéder à la déclaration de mise à jour annuelle soit par le biais de la déclaration d’impôt du Québec ou en ligne, si nécessaire.

Inscription aux fichiers de la TPS et de la TVQ. Dès que le travailleur autonome a un revenu brut d’entreprise qui dépasse 30 000 $ sur une période consécutive de 12 mois (i.e., 4 trimestres), il doit s’inscrire aux fichiers de la TPS et de la TVQ auprès de l’ARQ. Au Québec, la TPS est effectivement administrée par l’ARQ mais ensuite remise à l’ARC.

L’inscription se fait à l’aide du formulaire LM-1 Demande d’inscription. L’inscription peut aussi se faire en ligne ou en personne dans un des points de service de l’ARQ. Pour le travailleur autonome, l’inscription est de plus possible par téléphone.

Qui dit inscription, dit collection de taxes et, évidemment, remise de ces taxes à l’ARQ. On aura l’occasion de s’attarder plus longuement sur ce processus…

Documentation. Parlons franchement. Lorsque l’on est travailleur autonome, il n’y a pas beaucoup d’erreurs plus coûteuse que celle consistant à conserver une documentation parsemée, incomplète, brouillonne, préférablement sur serviettes de table, usagées est encore mieux, ou sur l’endos d’enveloppes, le tout sans système de classement ni méthode d’organisation éprouvée.

Bref, le bordel sous forme de boîtes à chaussures usagées aromatiques… Plaisir garanti lors des vérifications fiscales à venir… En passant, au moins trois vérifications fiscales sont possibles au Québec : l’impôt du Québec, l’impôt fédéral et celle sur la TPS et la TVQ.

Parmi les conséquences fâcheuses de registres mal foutus, on dénombre :

  • le refus net des dépenses et déductions demandées ;
  • la possibilité de pénalités administratives ;
  • la perte d’un nombre important d’heures et même de jours de travail puisque vous occuperez votre temps à détester le ou les vérificateurs en action…

Les lois fiscales exigent la « conservation des registres » pour une période de 6 années suivant la fin de l’année d’imposition. Le guide fédéral RC4409 et le guide de l’ARQ LMR.34-1/R1 sont disponibles en ligne sur ce sujet.

L’ARC explique notamment que :

 « Les registres comprennent les grands livres, les journaux, les formulaires de versements, les états financiers, états de compte et documents concernant l’impôt sur le revenu et la taxe d’accise. Ils sont généralement appuyés par des pièces justificatives. Les registres sont donc un résumé des renseignements qui apparaissent sur les pièces justificatives.

Les registres peuvent être composés d’états de compte, de livres, de tableaux, de grilles et de déclarations. Ils peuvent être conservés par écrit, sur papier ou dans un format électronique produit à partir d’un système informatique.

Les pièces justificatives fournissent une preuve de transaction. Dans la mesure où ils reflètent les ententes conclues entre les parties lors des transactions elles peuvent être consultées en cas de différence entre les parties impliquées.

Les pièces justificatives comprennent, mais ne sont pas limitées aux exemples suivants :

  • les factures;
  • les reçus de caisse, les contrats;
  • les garanties;
  • les relevés de dépôt bancaire, les chèques encaissés;
  • les coupons de caisse, les relevés de carte de crédit, les bons de commande;
  • les bons de travail;
  • les bons de livraison;
  • les courriels;
  • toute correspondance qui appuie la transaction. »

Il s’agit donc de documenter ses revenus d’entreprise et les dépenses que l’on entend déduire.

Rien de mal en fin de compte à utiliser des boîtes de chaussures propres. Mais classons-y bien la paperasse pour référence future, au cas où la vérificatrice déciderait de se pointer…

 


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